Osnovna podela događaja i faze organizacije

Kao što već i sami znate, postoji puno vrsta događaja. U ovom tekstu podelićemo ih u nekoliko grupa, u zavisnosti od njihove prirode. Priprema svakog događaja se razlikuje od potreba i ciljeva, ali ono što im je zajedničko je neophodno planiranje.

Osnovna podela događaja

Događaje možemo podeliti u par vrsta, a to su: privatni, poslovni, edukativni, kulturno-umetnički, politički/državni, događaji zabavnog karaktera i sportski.

Privatni događaji

sofiya-levchenko-308460-unsplash.jpg

Krenućemo od privatnih događaja koji su većini najzanimljiviji i najpribližniji. Bilo da je reč o intimnijem okupljanju, kao što je godišnjica, rođendan, tematska žurka ili veći skup kao što je venčanje ili krštenje, neophodno je da odvojite određeno vreme za organizaciju i koordinaciju.

Koji god da je povod, prvo što morate da uradite je da osmislite tačno kako želite da izgleda vaša proslava. Sledeći korak je realizacija, ali pre toga predlažemo vam da “stavite na papir” sve što treba da uradite i što će vam biti potrebno, kako ne biste slučajno propustili nešto.

Poslovni događaji

Kada je reč o poslovnim događajima, oni takođe mogu biti većeg ili manjeg obima. Oni se mogu dalje podeliti i u interne, kao što su team building, proslave godišnjice firme i Nove godine, interne prezentacije i usavršavanja, i javne događaje, kao što su sajmovi, promocije, konferencije, prezentovanje proizvoda i slično.

U zavisnosti od strukture firme, organizaciju ovakvih događaja vrši zaposleni u čijem je to radnom opisu (event manager) ili se angažuje treća osoba kompetentna za rad.

workplace-1245776_640.jpg

Edukativni događaji

Edukativni događaji obuhvataju razne seminare, simpozijume, radionice, konferencije koje sve za cilj imaju lično i stručno usavršavanje pojedinaca. Uglavnom se organizuju pri nekoj edukativnoj ustanovi ili organizaciji.

Kulturno-umetnički događaji

mariya-georgieva-162502-unsplash.jpg

Kulturno-umetnički događaji obuhvataju sve od izložbi, koncerata klasične muzike, književnih događaja, preko umetničkih predstava i raznih festivala. Ovo je jedna vrlo zanimljiva kategorija, koja je možda malo zapostavljena, ali se ipak vraća u modu. Ipak je Novi Sad nova Evropska prestonica kulture!

Politički/državni događaji

Malo ozloglašena grupa događaja u našoj zemlji koja obuhvata mitinge, inauguracije, posete zvaničnika, parade, političke promocije i sl je drugačija kada je reč o organizaciji. Ovo su sve javni događaji i svaki od njih ima jasno definisanu ciljnu grupu kojoj se obraća i koja usmerava kako samu kampanju, tako i tok organizacije.

Događaji zabavnog karaktera

aranxa-esteve-130752-unsplash.jpg

Događaji zabavnog karaktera obuhvataju sve festivale i sajmove koji imaju za cilj da zabave svoje posetioce. To su javni događaji kod kojih je veoma bitno proceniti ciljnu grupu i naći odgovarajući način da joj se obrati.

Sportski događaji

Profesionalna i amaterska takmičenja u svim sportskim kategorijama.

stil-410573-unsplash.jpg

Pojedini tipovi događaja mogu se i dalje razvrstavati. Svaki događaj zahteva ozbiljnu organizaciju i koordinaciju, bez obzira na veličinu i tip.

Osnovne faze organizacije

Kao što ste mogli da primetite do sada, svaka podela ima svoje podkategorije. U daljem tekstu ćemo vam razložiti i objasniti 4 osnovne faze organizacije, koje su zajedničke za sve događaje, a to su:

  • Planiranje
  • Organizovanje
  • Upravljanje
  • Kontrola

Planiranje

Ovo je jako kompleksan i možda najbitniji deo procesa organizacije svih događaja. Kada se događaj zamisli i isplanira do poslednjeg detalja, ostaje malo prostora za propuste, greške i neplanirane situacije. Moramo naglastiti da se na neplanirane situacije uvek treba spremiti, jer gde je uključen ljudski faktor, tu dolazi i do stalnih promena.

Raščlanićemo planiranje na 4 dela, a to su predviđanje, odlučivanje, strategijsko planiranje i operativno planiranje.

Predviđanjem se dolazi do planskih pretpostavki, potencijalnih situacija i uslova za sam događaj.

Odlučivanje je neizbežan deo ovog procesa. Pred vama će biti dosta stvari za koje morate da se odlučite. Što ranije u procesu donesete neke odluke, to će vam kasnije, kada budete prešli na realizaciju, biti lakše, jer ćete tačno znati šta želite i šta vam treba.

Strategijsko planiranje je vrlo važno u procesu planiranja, jer je to korak u kom se definišu ciljevi događaja, kao i pojedinosti tipa: svrha i veličina događaja, tema, mesto održavanja, kakva će biti promocija i marketing program, kao i finansijsko planiranje. Kao što vidite, ovo je možda ključni trenutak u nastanku jednog događaja, kada se donose velike odluke koje usmeravaju dalju organizaciju.

Operativno planiranje je užeg obima od strategijskog planiranja, a odnosi se na konkretizaciju donetih odluka. To podrazumeva konretizaciju planova mesta i okruženja dešavanja, dodatne usluge, tehničke podrške, kao i sam kvalitet usluge.

Organizacija

Organizacija događaja je ostvarivanje definisanih ciljeva. Za lakšu organizaciju možete koristiti Goldblatt-ovih 5 pitanja (Goldblatt 5 w’s): ko su interesne grupe, šta je sadržaj mog događaja, kada je pravo vreme za ovaj događaj, zašto se organizuje ovaj događaj i gde se organizuje ovaj događaj. Kada odgovorite na ovih 5 pitanja, imaćete jasniju sliku onoga ka čemu idete.

Postoji više grupa učesnika, a to su: organizator, koji koordiniše ceo projekat, sponzori, koji nisu nužno deo svakog događaja, učesnici, izvršioci (zaposleni i volonteri) koje treba uspešno motivisati (materijalni i nematerijalno) za uspešno izvršenje svih zadataka, saradnici mediji. Medijska pokrivenost je nekad podjednako važna koliko i uspešno realizovanje samog događaja. Postoje događaji koji gube poentu ukoliko se ne pročuje za njih i nemaju dobru medijsku pokrivenost.

Još jedna bitna stavka u samoj organizaciji je podela rada. Najčešća je podela rada u sektore, radi lakšeg kontrolisanja i usklađivanja.

rawpixel-com-558596-unsplash.jpg

Upravljanje

Upravljanje podrazumeva koordinaciju saradnika i izvršioca u ostvarivanju ciljeva događaja. Glavni organizator, da bi što bolje podelio zadatke i koordinisao, mora poznavati osnovne karakteristike grupe i prepoznati svaki put način na koji treba da joj se obraća, budući da je svaka grupa drugačija.

Kontrola

Kontrola je sve popularniji deo organizacije i može se podeliti na 4 vrste:

  • preventivna (organizator treba da prepozna potencijalne probleme i da ih unapred spreči)
  • preliminarna (minimizira se stvaranje problema u procesu postavljanja događaja)
  • istovremena (kontrola koja se dešava u trenutku kad se događaj već odvija, radi se na suzbijanju i kontrolisanju neočekivanih problema)
  • naknadna (mere se ostvareni ciljevi i rezultati događaja, utvrđuje se odstupanje od planiranog, pronalaze se uzroci i preduzimaju mere za otklanjanje grešaka i propusta)

Kontrola se realizuje na osnovu pouzdanih informacija i od velike je važnosti vreme kada se te informacije dobiju, kako bi se na vreme izbegao problem. Takođe, kontrola mora biti objektivana i fleksibilna, ali isto tako mora biti usklađena sa ciljevima i ostalom organizacijom događaja.

Nadamo se da smo uspeli malo da vam približimo kompleksnost samo procesa organizacije. Naravno, ekipa Event Room-a vam može pomoći u realizaciji svih ovih događaja. Ukoliko ste se upustili ili tek planirate nešto ovako, slobodno nam se obratite.

Vaš Event Room


 


 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s